Răspunsuri automate la cererile clienților
Cererile de pe email și WhatsApp primesc răspuns pregătit de agentul AI din sistemele firmei. Un om aprobă, răspunsul pleacă.
Automatizări AI pentru companii.
Agenți AI care răspund clienților, citesc documente, pregătesc oferte și lucrează în ERP-ul firmei. Cu verificare umană acolo unde contează și cu datele în contul tău.
Procesele pe care le automatizăm cel mai des
Extragerea automată a datelor din facturi și documente
OCR și AI citesc facturile, actele și formularele și trimit datele în sistem. Nimeni nu mai tastează; omul verifică doar câmpurile incerte.
Răspunsuri din ERP, fără să deschidă nimeni ERP-ul
Vânzările întreabă pe WhatsApp sau cu vocea „cât mai avem în Brașov?” și agentul răspunde cu stocul, prețul sau factura din sistem.
Generarea automată a ofertelor și contractelor
Agentul completează șabloanele firmei cu datele clientului și pregătește documentul. Omul verifică și trimite.
Follow-up și rapoarte fără intervenție umană
Agentul urmărește ce a rămas fără răspuns, trimite remindere și livrează raportul zilnic sau săptămânal, singur.
Răspunsuri instant din documentele firmei
Angajații întreabă în limbaj natural și primesc răspunsul din proceduri, contracte și istoric, cu sursa citată.
Cum construim
- Alegem un proces și definim rezultatul măsurabil
- Conectăm agentul la datele firmei: email, documente, ERP, CRM
- Reguli în cod: ce poate face singur, ce cere aprobare, ce nu face niciodată
- Pilot pe cazuri reale, cu măsurare înainte și după
- Datele rămân în contul firmei; procesare AI în regiune EU
Întrebări frecvente
Datele firmei mele ajung la OpenAI sau la Google?
Nu în felul în care te temi. Baza de date, email-urile și documentele rămân în sistemele tale; nimic nu se copiază în altă parte. Când agentul are de răspuns la o întrebare, trimite modelului AI doar informația necesară pentru acel răspuns, criptat și pe servere din Uniunea Europeană. Pentru date sensibile, cum sunt actele de identitate, putem folosi modele care rulează pe serverele tale, fără niciun serviciu extern.
Pot avea încredere în ce face AI-ul? Dacă greșește?
Agentul nu ia decizii importante singur. Tot ce poate avea consecințe, un email trimis unui client, o comandă, o plată, ajunge mai întâi la un om care aprobă. Regulile astea sunt construite în aplicație, nu depind de „buna purtare” a modelului. În plus, lucrăm cu un pilot de câteva săptămâni pe cazuri reale, ca să vezi tu rezultatele înainte să te bazezi pe el.
Cât costă și cât durează?
Depinde de proces, dar nu pornim cu un proiect mare. Alegem împreună un singur proces, cel care vă costă cel mai mult timp, și facem un pilot de câteva săptămâni, cu un cost fix stabilit dinainte. Dacă rezultatele sunt bune, extindem pas cu pas. Primești planul cu etape și cost înainte să începem.
Trebuie să schimb programele pe care le folosim?
Nu. Agentul se conectează la ce ai deja: ERP, CRM, email, WhatsApp, fișierele firmei. Oamenii tăi continuă să lucreze unde lucrau; doar că o parte din muncă se face singură.
Ce proces ai vrea să testezi?
Spune-ne ce vrei să construiești, ce te blochează și ce sisteme folosești. De aici începem.
FAQ
Întrebări despre colaborarea cu Graalsoft
Unde este Graalsoft și ce servicii AI oferă?
Graalsoft este o companie de dezvoltare software și automatizare AI din București, România. Construim agenți AI, automatizări ale proceselor de business, procesare de documente și integrări cu ERP, CRM și sisteme operaționale.
Ce procese poate automatiza Graalsoft cu AI?
Exemplele includ procesarea facturilor OCR → ERP, normalizarea cererilor de ofertă din email, WhatsApp și înregistrările operaționale ale call-centerului, procese de suport și garanții și urmărirea sarcinilor. Integrările depind de API-urile disponibile, permisiuni și procesul agreat.
Prin ce diferă agenții AI de un chatbot separat?
Un chatbot oferă în principal o interfață de conversație. Un agent AI poate executa și pași permiși într-un proces de business, precum pregătirea unei înregistrări ERP, direcționarea unei solicitări sau redactarea unui răspuns. Aprobările umane, validările și jurnalele de activitate definesc acțiunile permise.
Automatizarea AI presupune înlocuirea ERP-ului sau CRM-ului existent?
Nu neapărat. Proiectul poate conecta sistemele existente prin API-uri și metode de integrare agreate. Analiza stabilește ce poate fi integrat, ce permisiuni sunt necesare și unde o persoană trebuie să aprobe o acțiune.
Cum începe un proiect de automatizare AI?
Punctul de plecare este descrierea clară a procesului, un set reprezentativ de documente și rezultatul urmărit. Se stabilesc domeniul pilotului și criterii măsurabile, precum timpul de procesare, rata erorilor și numărul cazurilor care necesită verificare umană.
Agenții AI pot include aprobări umane și controale operaționale?
Soluția poate fi proiectată cu roluri definite, etape de aprobare și înregistrarea activității. Aceste cerințe se stabilesc în analiză, în special pentru acțiuni care modifică datele companiei sau afectează clienții.
IMPLEMENTARE
De la proces la un pilot măsurabil
Stabilim datele de intrare, acțiunile permise, drepturile și aprobările umane. Testăm cazuri reprezentative și comparăm cu situația inițială înainte de extindere.
Documente → ERP
Facturi, comenzi și documente de recepție → extragerea câmpurilor → validări de business → verificarea excepțiilor de către operator → import în ERP.
Evaluarea pilotului: Corectitudinea extragerii, timpul pe document și proporția cazurilor care cer verificare umană.
Cereri → ofertare
Cereri din email, WhatsApp și call-center → produse, cantități și date client structurate → verificări în ERP sau catalog → ofertă preliminară → aprobarea echipei comerciale.
Evaluarea pilotului: Timpul până la ofertă, informațiile lipsă și introducerea manuală a datelor.
Suport și garanții
Solicitări și documente de garanție → verificarea dosarului → clasificare → repartizare → răspunsuri preliminare și actualizări. Deciziile comerciale rămân la personalul autorizat.
Evaluarea pilotului: Timpul până la primul răspuns, cazurile restante, documentele lipsă și escaladările.
Operațiuni conectate
Evenimente din email, CRM, ERP și suport → sarcini, notificări și urmărire → excepții și rapoarte, cu roluri și jurnale de activitate.
Evaluarea pilotului: Sarcinile restante, transferurile între echipe, erorile de reconciliere și timpul de finalizare.